Fra Excel til færdigt ID-kort – hvad sker der egentlig?

Det kan umiddelbart lyde enkelt:

Vi har en Excel-fil med medarbejderne, et billede af hver person og en kortprinter.

Så trykker vi bare på Print – ikke?

I praksis består professionel produktion af ID-kort ofte af en hel kæde af data, software, grafik, billeder, eventuel RFID-kodning og selve kortprinteren.

Og jo bedre man forstår denne kæde, desto lettere er det at undgå fejl og få ensartede ID-kort.

Lad os følge informationerne hele vejen fra Excel til det færdige kort.

1. Det starter med data

Mange virksomheder har allerede de nødvendige oplysninger om medarbejderne i et eksisterende system.

Det kan eksempelvis være:

• Excel
• CSV-filer
• databaser
• HR-systemer
• medlemsdatabaser
• elev- eller studentsystemer
• adgangskontrolsystemer

En simpel Excel-fil kan eksempelvis indeholde:

Medarbejdernummer | Fornavn | Efternavn | Afdeling | Stilling | Foto

I stedet for at skrive disse oplysninger manuelt på hvert enkelt kort kan kortsoftwaren hente dem fra datakilden.

Det kaldes ofte variable data.

Kortets design er det samme, men navn, foto, medarbejdernummer, afdeling osv. ændres automatisk fra person til person.

2. Kortsoftwaren forbinder data og design

Næste led er softwaren til kortproduktion.

Her opbygges selve kortskabelonen.

Den kan eksempelvis indeholde virksomhedens logo, baggrund, faste tekster og placeringen af de variable oplysninger.

Et felt i designet kan eksempelvis være forbundet med kolonnen Fornavn i Excel.

Et andet felt forbindes med Efternavn.

Et tredje med Medarbejdernummer.

Og billedfeltet forbindes med medarbejderens foto.

Resultatet er, at én kortskabelon kan bruges til mange forskellige personer.

I stedet for at lave 500 forskellige kortdesigns har man måske én skabelon og 500 poster i databasen.

3. Hvad med medarbejderens billede?

Fotos kan håndteres på flere måder.

De kan allerede ligge som billedfiler og forbindes med den enkelte databasepost.

I andre arbejdsgange kan billedet optages direkte i forbindelse med registreringen af personen.

Det afgørende er, at softwaren ved, hvilket billede der tilhører hvilken person.

Her betyder kvaliteten af originalmaterialet også noget.

Kortprinteren kan ikke skabe detaljer, der ikke findes i det oprindelige foto.

Et dårligt komprimeret eller meget lille billede bliver derfor ikke automatisk skarpt, bare fordi det bliver printet på en professionel kortprinter.

4. Softwaren bygger det færdige printjob

Når en medarbejder vælges, samler kortsoftwaren de forskellige elementer:

Kortdesign + variable data + foto = det individuelle ID-kort

Men processen kan fortsætte endnu længere.

Et kort kan eksempelvis også indeholde:

• stregkode
• QR-kode
• løbenummer
• udløbsdato
• signatur
• magnetstribedata
• RFID-/smartcard-information

Nogle af disse oplysninger skal blot printes.

Andre skal kodes elektronisk ind i kortet.

Og det er en vigtig forskel.

5. Print og RFID-kodning er ikke det samme

Et RFID-kort kan sagtens ligne et almindeligt plastkort.

Men inde i kortet findes en chip og en antenne.

Hvis kortproduktionen også omfatter elektronisk personalisering, kan en kompatibel kortprinter udstyres med en encoder, som kommunikerer med chippen under produktionen.

Så kan én arbejdsgang eksempelvis bestå af:

Hent medarbejderdata → vælg kort → kod chip → verificér data → print kortet

Dermed kan den elektroniske identitet og de synlige oplysninger på kortet knyttes til samme person.

Det reducerer behovet for separate manuelle processer.

Men det stiller samtidig større krav til opsætningen.

Det er ikke nok, at printeren kan printe på et RFID-kort. Printer, encoder, kortsoftware, chiptype og det bagvedliggende system skal kunne arbejde sammen.

6. Så kommer kortprinteren

Når data og design er klar, sendes printjobbet til kortprinteren.

Men heller ikke her er alle løsninger ens.

Der findes grundlæggende forskellige printteknologier til plastkort.

Direct-to-Card

Ved Direct-to-Card, ofte forkortet DTC, overføres farven direkte fra farvebåndet til kortets overflade.

Det er en meget udbredt teknologi til eksempelvis medarbejderkort, medlemskort og almindelige ID-kort.

Retransfer

Ved retransfer printes motivet først på en transparent film.

Filmen overføres derefter til kortets overflade.

Det giver blandt andet mulighed for print helt ud over kortets kant og kan være særligt interessant ved kort med ujævnheder i overfladen, eksempelvis visse kontaktløse chipkort.

Valget mellem teknologierne bør derfor afhænge af kortet, designet, kravene til printkvaliteten og anvendelsen – ikke kun af printerens pris eller hastighed.

7. Farvebåndet har også en funktion

I mange kortprintere anvendes et farvebånd med forskellige paneler.

Et typisk farvebånd kan eksempelvis indeholde:

Y – Yellow
M – Magenta
C – Cyan
K – Black

Farvebilledet opbygges ved hjælp af Y, M og C.

Det sorte K-panel kan anvendes til rigtig sort resin-print.

Det er især relevant til eksempelvis:

• små sorte tekster
• medarbejdernumre
• stregkoder
• andre elementer, hvor tydelige kanter er vigtige

Det er derfor ikke nødvendigvis ligegyldigt, hvordan et sort element er defineret i kortdesignet.

Noget, der ser sort ud på computerskærmen, kan teknisk være opbygget af flere farver i stedet for at blive behandlet som et rent sort objekt.

Printerdriveren og kortsoftwaren kan derfor have stor betydning for det endelige resultat.

8. 300 dpi fortæller ikke hele historien

Mange professionelle kortprintere arbejder med en opløsning på omkring 300 dpi.

Det kan umiddelbart lyde lavt sammenlignet med almindelige papirprintere med meget højere oplyste dpi-tal.

Men tallene kan ikke sammenlignes direkte uden at tage højde for printteknologien.

Ved termisk kortprint er blandt andet følgende afgørende:

originalmaterialets kvalitet, skrifttypens størrelse, kontrast, farvebånd, printerdriver, kortets overflade og printteknologien.

Et korrekt forberedt design kan derfor give et meget flot resultat ved 300 dpi.

Omvendt kan et dårligt originalmateriale stadig give et dårligt kort – uanset hvor god printeren er.

9. Kortet kommer ud – men processen behøver ikke slutte dér

Det færdige ID-kort kan nu være:

printet, personaliseret og eventuelt elektronisk kodet.

Afhængigt af løsningen kan næste trin være at placere kortet i en kortholder og kombinere det med eksempelvis:

• halssnor/keyhanger
• yoyo
• clips
• badge holder
• andet ID-tilbehør

Kortet er dermed gået fra at være en række oplysninger i en database til en fysisk identitet, som medarbejderen kan anvende i hverdagen.

Hvor kan det gå galt?

Når der opstår problemer med et ID-kort, er det fristende straks at kigge på printeren.

Men printeren er kun det sidste led i en længere kæde.

Problemet kan også ligge i:

Excel/database → foto → grafisk materiale → skrifttype → kortsoftware → printerdriver → farvebånd → kort → encoder → printer

Et uskarpt logo kan eksempelvis stamme fra originalfilen.

Forkerte oplysninger kan komme fra databasen.

Dårlig sort tekst kan skyldes måden, det sorte objekt behandles på.

Og problemer med RFID-kodning kan være helt uafhængige af den visuelle printkvalitet.

Derfor giver det mening at betragte ID-kortproduktion som et samlet system frem for blot en printer.

Automatisering bliver interessant ved større mængder

Hvis virksomheden kun producerer få kort om året, kan en simpel arbejdsgang være tilstrækkelig.

Men når antallet vokser, bliver integration interessant.

Forestil dig eksempelvis, at en ny medarbejder allerede findes i virksomhedens HR-system.

I stedet for at taste navn, afdeling, medarbejdernummer og andre oplysninger igen i kortsoftwaren kan data potentielt overføres fra den eksisterende datakilde.

Det kan reducere dobbeltindtastning og risikoen for menneskelige fejl.

Samtidig bliver det lettere at arbejde med ensartede kortskabeloner.

Data bør så vidt muligt eksistere ét sted – og genbruges de steder, hvor de er nødvendige.

Fra Excel til ID-kort er derfor mere end et printjob

En professionel ID-kortløsning kan bestå af mange små komponenter:

Data → software → design → foto → eventuel kodning → printer → plastkort → tilbehør

Når de enkelte dele fungerer sammen, kan processen være meget enkel for brugeren.

Det er faktisk ofte tegn på en god løsning:

Den komplekse del foregår i baggrunden – mens medarbejderen blot oplever, at det rigtige kort kommer ud af printeren.

Og det er måske den vigtigste pointe.

Når man vælger en løsning til ID-kortproduktion, bør man ikke kun spørge:

“Hvilken kortprinter skal vi købe?”

Man bør også spørge:

“Hvordan kommer vores data hele vejen fra vores eksisterende system til det færdige ID-kort?”

For printeren er vigtig.

Men den er kun én del af løsningen.